Udostępnianie skrzynki pocztowej innej osobie

Należy dążyć do sytuacji, gdy na każde konto jednostki (nie tylko na personalne konto pracownicze), może zalogować się tylko jedna osoba. Często jednak występuje potrzeba, żeby pocztę jednostki obsługiwało więcej osób. Jak to zrobić przedstawiamy na przykładzie.

Przykładowa sytuacja

Konto pocztowe naszej jednostki ma być obsługiwane przez więcej niż jedną osobę. Chcemy, żeby dodatkowe osoby mogły nie tylko czytać pocztę jednostki, ale też wysyłać listy w jej imieniu.

Aby to zrobić, użyjemy dwóch kont:

 

Chcemy zachować dobrą zasadę, że tylko jedna osoba zna hasło do Konta Jednostki.

 

Operacja jest dwuetapowa:

  1. Udostępniamy pracownikowi skrzynkę odbiorczą Konta Jednostki
  2. Umożliwiamy pracownikowi wysyłanie listów jako Konto Jednostki

 

Wszystkie opisane działania wykonujemy po zalogowaniu się do Panelu Poczty SPE (adres: http://poczta.p.lodz.pl)

 

Etap 1: Udostępnienie skrzynki odbiorczej

Najpierw do działania przystępuje osoba zarządzająca Kontem Jednostki:

Logujemy się na Konto Jednostki i udostępniamy folder "Skrzynka odbiorcza". W tym celu klikamy prawym guzikiem myszy na nazwę folderu, po czym z małego menu wybieramy pozycję "Folder udostępniony":

W małym okienku, które się otworzy wpisujemy adres e-mail osoby, której udostępniamy skrzynkę odbiorczą (możemy skorzystać z podpowiedzi z listy która się rozwinie) oraz przestawiamy ustawienie "Rola" na "Menedźer":

Po wykonaniu tego kroku do Pracownika Jednostki zostanie wysłany list informujący o udostępnieniu skrzynki.

 

Teraz do działania przystępuje Pracownik Jednostki:

Pracownik Jednostki loguje się na swoje konto pocztowe i znajduje list wysłany z Konta Jednostki:

Pracownik klika w zamieszczony w mailu przycisk "Akceptuj udostępnianie". Otworzy się małe okienko potwierdzenia, w którym opcjonalnie można zmienić domyślną nazwę udostępnionego folderu (tu: "Konto Jednostki Inbox") na bardziej nam pasującą, po czym w akceptujemy udostępnianie guzikiem "Tak":

Teraz pracownik w swoim panelu pocztowym na liście po lewej widzi skrzynkę odbiorczą konta "Konto Jednostki" i może przeglądać, a także kasować znajdujące się tam listy:

Techniczne potwierdzenie, że zmiana zadziałała, możemy sprawdzić dla obu kont w zakładce "Właściwości" panelu pocztowego, na pozycji "Udostępnieie".  

 

Etap 2: Umożliwienie wysyłania listów jako Konto Jednostki

Znów najpierw działa osoba zarządzająca Kontem Jednostki:

Przechodzimy do zakładki "Właściwości" i jej pozycji "Konta". Odszukujemy sekcję "Pełnomocnicy" i wciskamy przycisk "Dodaj pełnomocnika":

W małym okienku, które się pojawi, wpisujemy adres konta pracownika, który będzie obsługiwał pocztę, czyli ponownie "pracownik.jednostki@p.lodz.pl" oraz zaznaczamy opcję "Wyślij jako":

Po zatwierdzeniu przyciskiem "OK", pracownik otrzyma maila informującego o dodanym pełnomocnictwie. Na tym kończy się rola osoby zarządzającej Kontem Jednostki.

 

Na koniec, poprawność wprowadzonych zmian sprawdza Pracownik Jednostki:

Uwaga! Konieczne przelogowanie się Pracownika Jednostki

Jeśli Pracownik był do tej pory zalogowany do panelu pocztowego, powinien się wylogować i zalogować ponownie aby zadziało ustawienie pisania jako Konto Jednostki.

Po zalogowaniu Pracownik Jednostki może sprawdzić list informujący o otrzymaniu pełnomocnictwa, ale nie musi z nim niczego robić:

Pozostaje już tylko sprawdzić, czy Pracownik Jednostki rzeczywiście może wysyłać listy jako Konto Jednostki. W tym celu zaczyna tworzyć nową wiadomość i sprawdza, czy w polu "Od:" może przestawić nadawcę na "Konto Jednostki":

Jeśli tak, to znaczy, że cała operacja zakończyła się sukcesem.

 

Uwagi

  • Powyższa metoda sprawdzi się także, gdy chcemy czasowo obsługiwać konto osoby, która np. przebywa na urlopie lub zwolnieniu lekarskim
  • Możemy udostępniać nie tylko skrzynkę odbiorczą, ale i inne foldery pocztowe
  • Folder pocztowy można udostępnić więcej niż jednej osobie, powtarzając powyższe kroki dla każdej z nich
  • Nadane uprawnienia można odebrać, gdy nie będą już potrzebne. Robi to samodzielnie osoba zarządzająca Kontem Jednostki
  • W razie kłopotów z ustawianiem kont, prosimy o kontakt z BOK CK - e-mail: bok@p.lodz.pl

 

 

Instrukcję przygotował Marcin Wilk, 16.09.2016